โปรแกรมบัญชี AccCloud.co

โปรแกรมบัญชี AccCloud.co เป็นระบบ บัญชีที่มีความสามารถในระดับเดียวกับ โปรแกรม ERP ใช้ในกันในองค์กรขนาดใหญ่ โดยตัวระบบประกอบไปด้วย 4 ส่วนประกอบหลักด้วยกันคือ ส่วนของงานด้านบัญชีการเงิน ประกอบไปด้วย กิจกรรมด้านการจัดซื้อ  การขาย การควบคุมสินค้า การเงินรับ และ การเงินจ่าย รวมถึงการปิดบัญชี ในส่วนที่สองคือส่วนงานการผลิต ประกอบไปด้วยการสั่งผลิต การควบคุมกระบวนการผลิต การวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบ และ การควบคุมต้นทุนการผลิต ในส่วนที่สาม คือ ส่วนงานการวิเคราะห์และประเมินผลกิจการ ในส่วนนี้จะเป็นระบบ BI ที่ Plug In เข้ามาผ่าน ระบบ Datawarehouse ที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้กิจการสามารถวิเคราะห์ผลการดำเนินการได้อย่างถูกต้อง  และส่วนสุดท้ายคือ ส่วนงานการเชื่อมโยงระบบ กับ ระบบภายนอก เพื่อให้การทำงานต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น 

ระบบงานขายเป็นจุดเริ่มต้นหลักขององค์กร โปรแกรมบัญชี AccCloud.co ได้ออกแบบรูปแบบงานขายได้ 2 รูปแบบคืองานขายในกลุ่มของสินค้า และ งานขายประเภทบริการ โดยที่งานขายในกลุ่มสินค้าประกอบด้วยเอกสารดังนี้ ใบเสนอราคา ใบสั่งขาย ใบมัดจำรับชำระ ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี ใบส่งของชั่วคราว  ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน/ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี เอกสารการตั้งหนี้ลูกค้า(ซึ่งจะเชื่อมโยงไปยังภาษีขาย และตั้งหนี้ลูกค้า) เอกสารการติดตามสถานะการขาย  โดยที่ระบบจะสามารถ เชื่อมโยงไปยังใบสั่งผลิตในโรงงานได้ และสามารถเชื่อมไปยังเอกสารจัดรถขนส่ง รวมถึงสามารถทราบถึงต้นทุนต่อบิลได้ทุกครั้งที่เปิดบิลขายออกไป ในส่วนของการขายบริการประกอบไปด้วย เอกสารใบเสนอราคา ใบสั่งขาย ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี 

ระบบงานซื้อเช่นเดียวกับระบบงานขาย โปรแกรมบัญชี AccCloud.co แบ่งรูปแบบการซื้ออกเปน 2 ประเภทคือ การซื้อสินค้า และ การซื้อบริการ ส่วนของงานซื้อสินค้าประกอบไปด้วยเอกสารใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า เอกสารซื้อสินค้าเงินสด เอกสารการจ่ายมัดจำ โดยที่ระบบซื้อสินค้าจะมีการควบคุณคุณภาพของสินค้าที่รับเข้ามา การวิเคราะห์ประสิทธิภาพของผู้จำหน่าย การรับสินค้ามีทั้งแบบแสดงราคาสินค้าตอนรับและไม่แสดงราคา การติดตามเอกสารสั่งซื้อได้ว่าเอกสารใดที่ยังรับไม่ครบ สามารถติดตามไปถึง Supplier ได้ว่าใบสั่งซื้อใบนี้ได้จัดส่งของมาให้หรือยัง ในส่วนของงานซื้อบริการ ประกอบไปด้วย เอกสารใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบรับบริการ ใบซื้อบริการเป็นเงินสด และ เอกสารใบตั้งหนี้ผู้จำหน่าย โดยโปรแกรมจะทำการควบคุมด้านต้นทุนต่อ Job บริการได้

ระบบสินค้าคงคลังนับหนึ่งในเป็นหัวใจหลักของระบบ ERP เนื่องจากไม่ว่ากิจการที่มีการผลิต หรือ การซื้อมาขายไปล้วนแต่ต้องควบคุมปริมาณ Stock ด้วยกันทั้งสิ้น ในระบบจะทำการควบคุมทั้งปริมาณ และมูลค่า โดยที่มูลค่าใช้รูปแบบ FIFO (first in first out) ระบบสินค้า จะมีการเชื่อมโยงการรับสินค้ามาจากระบบซื้อ(ใบรับสินค้า) และ การตัด Stock ออกไปจากระบบขาย (ใบส่งของ) ในส่วนงานคลังจะมีเอกสารที่เกี่ยวข้องดังนี้ ใบเบิกสินค้า/วัตถุดิบ ใบรับสินค้าสำเร็จรูป/วัตถุดิบรับคืน ใบปรับปรุงยอดสินค้า ใบตรวจนับสินค้า ใบส่งของระหว่างสาขา และ ใบรับขิงระหว่างสาขา ใบโอนสินค้าระหว่างคลัง เนื่องจากระบบอยู่บน Cloud ดังนั้นผู้ใช้งานจึงสามารถดูยอดคงค้างได้ตลอดเวลาผ่าน internet เพื่อทำการสั่งซื้อหรือ การจองสินค้าเพื่อขาย

การผลิตในระบบ ERP จะมาได้จาก 2 ทางด้วยกันคือ การสั่งผลิตโดยตรงในโรงงาน เช่นการ Forecast โดยฝ่ายผลิตแล้วทำการสั่งผลิต และ การรับคำสั่งผลิตมาจากฝ่ายขายผ่านใบแจ้งผลิต จากนั้นฝ่ายผลิตจะทำการเปิดใบสั่งงานผลิตโดยดูว่าวัตถุดิบใน Stock มีพอหรือไม่  หากมีไม่พอฝ่ายผลิตจะทำการแจ้งไปยังฝ่ายจัดซื้อเพื่อสั่งซื้อวัตถุดิบมาใช้ในการผลิต ดังนั้นในระบบจะทำการประเมินถึงสูตรการผลิตและ Lead time ที่ supplier จะทำการส่งของมายังโรงงาน เพื่อให้ระบบมีวัตถุดิบเพียงพอตลอดเวลา ในโปรแกรมบัญชี AccCloud.co ประกอบด้วยเอกสาร ใบสั่งผลิต (ใบเปิด Job) ใบเบิกวัตถุดิบ ใบรับสินค้าสำเร็จรูป ใบปิด Job งาน โดยโปรแกรมจะแสดงรายงานต้นทุนการผลิตจริงในแต่ละ Job รายงานการปันส่วนต้นทุนผลิต รายงานต้นทุนประมาณการ รายงานสินค้า/วัตถุดิบที่ผลิตในแต่ละ job และ ระบบการวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบด้วยเช่นกัน

เป็นระบบที่มีความต่อเนื่องจากระบบขาย โดยทันที่ที่เกิดการขายโปรแกรมบัญชี AccCloud.co จะทำการตั้งหนี้ลูกหนี้การค้ารายนั้นๆ และจะทำการรับชำระผ่านระบบการเงินรับซึ่งประกอบไปด้วยเอกสารดังนี้ ใบวางบิล ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับ  นอกจากนั้นยังทางด้านการลดหนี้ หรือ เพิ่มหนี้ ตัวระบบจะมีเอกสารใบลดหนี้ (Credit Note) และ ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) เพิ่มเติมเพื่อให้สามารถทำการลดหรือเพิ่มหนี้ทั้งสินค้าและบริการได้ ระบบทำการแสดงยอดหนี้คงค้าง การ Aging ลูกหนี้ และสามารถเรียกดูประวิติการรับชำระของลูกค้าในแต่ละรายได้ โดยที่การรับชำระสามารถรับชำระแบบบางส่วนได้ในทุกเอกสาร และการรับชำระมี 3 รูปแบบคือ เงินสด เงินโอนธนาคาร และ เช็คธนาคาร โดยระบบจะทำการเชื่อมกับระบบเช็คอีกหนนึง

เป็นระบบที่มีความต่อเนื่องมาจากระบบการซื้อ โดยทันทีที่เกิดการซื้อขึ้นระบบจะทำการบันทึกรับสินค้า และ ดึงเอกสารรับสินค้าใบนั้นมาอนุมัติเพื่อตั้งหนี้ผู้จำหน่าย ดังนั้นเอกสารใในระบบจ่ายชำระจึงประกอบไปด้วย เอกสารใบอนุมัติตั้งหนี้ผู้จำหน่าย (บันทึกบัญชีซื้อ) ใบรับวางบิล ใบสำคัญจ่าย ในส่วนของค่าใช้จ่ายประเภทอื่นๆ ที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับ กระบวนการปกติ จะประกอบไปด้วย เอกสารจ่ายเงินสดย่อย ใบค่าใช้จ่ายอื่นๆ เอกสารค่าใช้จ่ายทั่วไปที่เกี่ยวข้อง  เอกสาร Advance payment และ การ Clearing advance payment แยกตามสาขาและแผนกด้วยเช่นกัน ผู้ใช้งานสามารถเรียกดูรายงานเจ้าหนี้คงค้าง การดูรายงานแยกประเภทการจ่ายชำระ การติดตามสถานะการจ่ายชำระของบิลซื้อได้ตลอดเวลา 

เป็นส่วนที่เชื่อมโยงมาจากระบบการเงินรับ และ การเงินจ่าย โดยโปรแกรมบัญชี AccCloud.co จะแบ่งออกเป็น 2 ส่วนด้วยกันคือ ระบบควบคุมเช็ครับ ประกอบด้วย เอกสารเช็ครับ เอกสาร Reconcile เช็ครับ ในส่วนของเช็คจ่ายประกอบด้วย เอกสารเช็คจ่ายและการพิมพ์เช็คจ่าย เอกสาร Reconcilie เช็คจ่าย และเอกสารการควบคุมเช็คในมือ โดยที่ผู้ใช้งานสามารถเรียกดูรายงานสถานะเช็ครับ-จ่าย ได้ทั้งตามวันที่ Reconcile และ ตามวันที่หน้าเช็ค สามารถติดตามงานการขึ้นเช็คได้จากรายงานและ หน้าจอแสดงสถานะรายการ ซึ่งจะขึ้นเตือนให้ผู้ใช้ระบบทราบได้ว่า วันไหครบกำหนดขึ้นเช็ครายการใดเลขที่ใดบ้าง

ในโปรแกรมบัญชี AccCloud.co ประกอบด้วยโมดูลเสริมการทำงานด้านการควบคุมสินทรัพย์ เพื่อใช้ในการคำนวณค่าเสื่อมราคาแยกตามประเภทของสินทรัพย์ โดยในระบบสินทรัพย์ ประกอบไปด้วยเอกสารดังนี้  เอกสารติดตั้งกลุ่มสินทรัพย์ เอกสารควบคุมสถานที่ตั้งของสินทรัพย์ เอสารระบุประเภทของสินทรัพย์ ทะเบียนสินทรัพย์ และ การคำนวณค่าเสื่อมราคา โดยที่หลังจากคำนวณค่าเสื่อมราคาแล้ว ระบบจะทำการบันทึกบัญชีแยกประเภทให้โดยอัตโนมัติ

รายงานในรูปแบบที่ผู้ใช้สามารถปรับมุมมองได้ สามารถวิเคราะห์ข้อมูลในโปรแกรมบัญชีได้โดยใช้ Data  Warehouse ส่วนบุคคล เช่น การวิเคราะห์ข้อมูลระบบขายจากเอกสารใบ invoice จากเอกสารใบสั่งขาย หรือ วิเคราะห์กำไรขาดทุนแยกตามเดือนตามรหัสบัญชี ตามสาขา เป็นต้น ระบบจะทำการประมวลผลให้อย่างรวดเร็วและแสดงผลได้ในทันที สามารถทำงานได้โดยเชื่อมโยงข้อมูลกับโปรแกรมบัญชี AccCloud.co

ในทุกหน้าจอเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเอกสารทางบัญชี เช่นการจ่าย การรับ การตั้งหนี้ โปรแกรมจะทำการเชื่อมข้อมูลมายังบัญชีแยกประเภทให้โดยอัตโนมัติ โดยมีเอกสารดังนี้ สมุดรายวันทั่วไป สมุดซื้อ สมุดขาย สมุดเงินสด สมุดธนาคาร โดยที่ผู้ใช้งานสามารถเรียกรายงานแยกประเภท รายงานงบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน งบกระแสเงินสด วิเคราะห์งบการเงิน การปิดงวดปัญชี การกลับรายการบัญชี ระบบตรวจสอบความถูกต้องของการลงบัญชี รวมถึงระบบ Pivot Accounting Balance ข้อมูลทุกรายงานสามารถ Export ไปยัง Excel ได้ทั้งหมด   

ในโปรแกรมบัญชี AccCloud.co ได้ออกแบบมาเพื่อรองรับการซื้อขายจากต่างประเทศ ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดอัตราแลกเปลี่ยนสกุลเงินที่ผูกกับการรับหรือ การขายสินค้าในแต่ละหน้าจอทำงาน โดยโปรแกรมจะทำการคำนวณกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนจากสกุลเงินให้ทันที ที่มีการรับชำระ หรือ การจ่ายชำระ และลงบัญชีเป็น กำไร(ขาดทุน) จากอัตราแลกเปลี่ยนให้ในทันที  นอกจากนั้นโปรแกรมยังทำการปันส่วนอัตราค่าขนส่งจากต่างประเทศทั้งแบบ FOB และ CIF เข้าสู่ตัวสินค้าให้โดยอัตโนมัติ ทำให้เราสามารถทราบกำไรที่ตรงความจริงจากการขายสินค้าได้ตลอดเวลา และ ทราบต้นทุนผลิตที่มีความแม่นยำมากขึ้น

ทุกแบบฟอร์รายงานในระบบผู้ใช้งานสามารถ Download มาเพื่อแก้ไขได้โดยโปรแกรมเสริมที่แถมมาให้จากโปรแกรมบัญชี AccCloud.co (ฟรี... ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม)   การปรับแต่งแบบฟอร์มสามารถปรับแต่งได้ทุกรูปแบบของแบบฟอร์ม สามรถใช้กับกระดาษขนาดเท่าใดก็ได้ หรือ จะหยอดฟอร์มให้ตรงกับแบบฟอร์มสำเร็จรูปของกิจการก็ได้เช่นเดียวกัน  

** พิเศษทางบริษัทมีบริการปรับแบบฟอร์มให้กับลูกค้าทุกแบบฟอร์มฟรี - ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

โดยทั่วไปกิจการที่มีการพัฒนาโปรแกรมใช้ของตนเอง และต้องการจะเชื่อมกับโปรแกรมบัญชี AccCloud ทางเราได้เปิด API ในการเรียกข้อมูล การบันทึกข้อมูลผ่านมาตรฐาน Web Service  เช่น กิจการใช้ระบบขายหน้าร้าน และ สิ้นวันต้องการ Post ข้อมูลเพื่อลงบัญชีในโปรแกรมบัญชี AccCloud  ทางผู้ใช้งานสามารถเรียก API สำหรับการโยนค่ามาลงบัญชีได้ในทันที ดังนั้นเมื่อหน้าร้านปิดสิ้นวันข้อมูลหน้าร้านจะวิ่งเข้ามาระบบบัญชี AccCloud.co โดยอัตโนมัติ 

ในระบบนี้ จะเป็นโปรแกรมเสริมซึ่งทำงานผ่าน อุปกรณ์ Industrial PC ที่ติดตั้งภายในโรงงาน เพื่อให้พนักงานฝ่ายผลิตทำการบันทึกการทำงานในแต่ละขั้นตอน (Work In Process)  และ ผู้วางแผนการผลิต หรือ ผู้บริหารสามารถติดตามงานผลิตได้ตลอดเวลา เช่นงานนี้ตอนนี้อยู่ไหนแล้ว เสร็จหรือยัง  

นอกจากนั้นระบบติดตามการผลิต ยังสามารถแจ้งให้ทราบถึงประสิทธิภาพการทำงานของเครื่องจักร ของพนักงาน และ ทราบถึงสถานะของ Process ต่างๆได้ด้วยเช่นกัน

ในโปรแกรมบัญชี AccCloud.co ประกอบด้วยระบบงานซื้อและ งานขายที่มีความเกี่ยวข้องกับภาษีเช่นภาษีซื้อและ ภาษีขาย ซึ่งเป็นส่วนนึงของระบบ ภาษีในโปรแกรมนี้อันประกอบไปด้วย  รายงานภาษีซื้อ รายงานภาษีขาย รายงาน ภพ 30 เอกสารหัก ณ ที่จ่าย เอกสาร ภงด 3 3ก ภงด 53 ภงด 1 1ก ภงด 2 และ 2ก ภงด 54 เป็นต้น นอกจากนี้ในระบบยังรองรับกระบวนการภาษีซื้อรอขอคืน และการกลับบัญชี ภาษีซื้อรอขอคืนอัตโนมัติด้วยเช่นกัน 

โปรแกรมบัญชี AccCloud.coได้พัฒนาระบบบันทึกเงินเดือนตอนสิ้นเดือน เพื่อให้ระบบสามารถออกเอกสาร ภงด 1 ภงก 1ก ได้ นอกจากนั้นยังมีระบบ e-Payslip หรือ ระบบสลิปเงินเดือนออนไลน์ โดยที่พนักงานสามารถเปิดที่หน้า Website เพื่อพิมพ์สลิปเงินเดือนของตนเองได้ตลอดเวลา  ระบบบันทึกเงินเดือนและประกันสังคมประกอบไปด้วย 

เอกสารบันทึกประกันสังคม ใบภงด 1 สามารถเชื่อมโยงไปยังระบบใบแจ้งเงินเดือนออนไลน์ (ePaySlip) ได้

ส่งออกไฟล์ประกันสังคมไปยังสำนักงานประกันสังคมได้

เป็นระบบการตรวจสอบสถานะทั้งการจ่าย-รับชำระ การตามเงิน การติดตามเช็ครับ-จ่าย การติดตามลูกหนี้ เจ้าหนี้ ดูสถานะสินค้าคงคลัง  ดูงบการเงิน Jobที่ยังเปิดค้างอยู่  ได้แบบง่ายดาย Real TIme จาก Dashboard ของที่ด้านหน้าของโปรแกรม  

โดยโปรแกรมบัญชี AccCloud.co จะแยกการติดตามงานออกเป็นตามระบบ เช่นระบบซื้อ ระบบขาย ระบบการเงิน ระบบเช็ค เป็นต้น  เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้ติดตามงานในแผนกของตนเองได้ง่ายยิ่งขึ้น

การเริ่มต้นขึ้นระบบใหม่ ไม่ว่าจะเป็นระบบไหนก็ตามล้วนมีความยุ่งยากและกินทรัพยากรมาก  ดังนั้นโปรแกรมบัญชี AccCloud.co จึงได้จัดเตรียมเครื่องมือช่วยอำนวยความสะดวกผ่าน Excel File ในการจัดเตรียมข้อมูลนำเข้า เพื่อลดเวลาในการมานั่งกรอกในโปรแกรมจำนวนมาก  และผู้ใช้งานยังสามารถนำเข้าข้อมูลจำนวนมากๆ (เช่นรหัสลูกค้า รหัสสินค้า รหัสเจ้าหนี้ รหัสบัญชีต่างๆ ) ได้อย่างรวดเร็ว  โดยระบบจะทำการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลให้เอง

สิ่งสำคัญสิ่งนึงของโปรแกรมบัญชี AccCloud.co นอกเหนือจากการควบคุมต้นทุน ก็คือการควบคุมในระดับกระบวนการผลิต ซึ่งจะเจาะลึกใน 2 ประเด็นคือ ด้านต้นทุนต่อกระบวนการ และ ด้านการติดตามการผลิต  ดังนั้นในระบบบริหารกระบวนการผลิตจึงเป็นระบบที่เน้นด้านการควบคุมงานตามกระบวนการผลิต เช่นการกำหนดขั้นตอนการผลิต การวางแผนกำลังคนที่ใช้ในแต่ละ process งาน และ ในระบบบริหารการผลิต  ฝ่ายผลิตสามารถทราบได้ถึงต้นทุนการผลิตทันทีที่ติดตั้งกระบวนการผลิตในโปรแกรมบัญชี AccCloud.co 

ทุกครั้งที่ในกิจการมีการส่งสินค้าให้กับลูกค้า โดยปกติแล้วจะส่งไปพร้อมกับใบส่งสินค้า (ไม่ว่าจะเป็นบิลขาย หรือ เป็นใบส่งของชั่วคราว) 

ดังนั้นในระบบการจัดรถขนส่งเป็นระบบการติดตั้งรถขนส่งของโรงงาน การจัดรถของฝ่ายขายไปยังลูกค้าแต่ละราย และการติดตามรถขนส่ง ผ่าน โปรแกรม Delivery Tracking online ที่ลูกค้าสามารถติดตามรถขนส่งได้ตลอดเวลา ผู้ใช้งานสามารถกำหนดได้ว่าจะให้ดึงข้อมูการจัดรถจากเอกสาร ใบสั่งขาย หรือ ใบส่งของก็ได้

ในกรณีที่ลูกค้าต้องการสั่งซื้อสินค้ากับบริษัทผ่านช่องทาง online ตัวโปรแกรม AccCloud ได้พัฒนาช่องทางการสั่งซื้อผ่าน internet ไว้ใน โปรแกรมเสริมชื่อ E-Ordering ซึ่งผู้ใช้งานเพียงแค่กำหนดสิทธิ์ให้กับลูกค้ารายที่ต้องการให้เข้ามาสั่งของผ่านช่องทาง ออนไลน์ เพื่อให้คู่ค้าดูสินค้าและสั่งซื้อได้ทันที  โดยหลังจากลูกค้าสั่งซื้อแล้วระบบจะทำการออกเอกสารใบเสนอราคาให้โดยอัตโนมัติ