ข้อควรรู้เล็กๆน้อยๆในการติดตั้งรหัสสินค้า/วัตถุดิบ

การตั้งรหัสสินค้า/วัตถุดิบ หลักการพื้นฐานเลยคือการตั้งให้อ่านง่าย เข้าใจง่ายและเป็นตัวแทนของสินค้า/วัตถุดิบรายการนั้นๆ

การตั้งรหัสที่ดีต้องสอดคล้องกับการใช้งานผู้ใช้ระบบ กล่าวคือ ผู้ใช้ระบบเมื่อเห็น Code แล้ว ควรจะพอเดาได้ว่า Code นั้นสื่อถึงสินค้าตัวไหน นอกจากนั้น รหัสที่ดีจะต้องไม่ยาวจนเกินไป ควรจะกระชับได้ใจความสำคัญ

เช่น

แท่งอลูมิเนียมอัลลอย 6061 เกรด T651 = AL6061T651 อยู่ในกลุ่มของ Aluminum หรือ

ทีวีSamsung LED TV 24 นิ้ว รุ่น UA24H4003 (Black) = SS-UA24H4003 อยู่ในกลุ่มของ TV เป็นต้น

จำนวนรายการของ Code สินค้า บางกิจการ 100รายการ ก็ถือว่ามากเกินไป บางกิจการ 1000 รายการก็น้อยเกินไป ไม่มีสูตรตายตัวว่าควรเท่าไหร่ แต่จุดประสงค์ของการสร้าง Code/รหัส ก็คือต้องการควบคุม ดังนั้น หากเราต้องการคุม Stock สินค้าตัวไหน เราก็ควรใส่ Code ให้กับสินค้าตัวนั้น

ประเด็นคือเมื่อไหร่จะคุมหรือไม่คุม Stock ให้ดูจากมูลค่าของ สินค้า/วัตถุดิบ ที่เราจะให้รหัสกับมัน ถ้าดูแลมูลค่าไม่มาก และ นานๆใช้ที และ ไม่ค่อยจะมีคงค้างใน Stock หรือ มีบ้างแต่ไม่มาก นั่นเราอาจจะไม่ต้องไปใส่รหัสให้มันก็ได้ ถือเป็น วัสดุสิ้นเปลืองไป แต่ถ้าตรงกันข้าม มีการใช้อยู่เรื่อยๆ หรือ มีมูลค่าที่มีนัยยะต่อสินค้าคงคลัง ตัวนั้นจำเป็นต้องใส่รหัสสินค้า

โดยธรรมชาติแล้วอะไรที่เยอะไปก็ไม่ดี อะไรที่น้อยไปก็ไม่ดี เช่นเดียวกัน ถ้ารหัสเยอะ สิ่งที่จะตามมาคือ ความปวดหัวในการคุม Stock รวมถึงการตรวจสอบสินค้า ถ้ารหัสเยอะ หมายถึงการตรวจสอบจะเยอะตาม นั่นก็คือ ฝ่ายคลังจะต้องงานหนักขึ้น และคนต้องมากขึ้น (ต้นทนบุคลากรก็จะสูงขึ้น)

ดังนั้นในการขึ้นระบบ ERP ครั้งแรก การจัดเตรียมข้อมูลพื้นฐานจัดเป็นสิ่งที่สำคัญเป็นอย่างยิ่ง หากเตรียมมาไม่ดี โดยมาก ต้องขึ้นระบบใหม่ (นับ Stock กันใหม่ เตรียมข้อมูลกันใหม่) ซึ่งจะเสียเวลาเสียกำลังคนพอสมควร

โปรแกรมบัญชี AccCloud.co จัดเป็นระบบ mini ERP ที่มีคุณสมบัติเช่นเดียวกับ ERP ระบบใหญ่ ดังนั้นการจัดเตรียมข้อมูลพื้นฐานเพื่อขึ้นระบบจึงมีความสำคัญมากเช่นเดียวกัน

ในโปรแกรมบัญชี AccCloud.co ได้เตรียมไฟล์นำเข้าในรูปแบบของ Excel ไว้ให้กับผู้่ใช้งาน เพื่อจัดเตรียมข้อมูลและตรวจสอบเบื้องต้นก่อน จากนั้นจึงนำเข้า ดังนั้นระบบ AccCloud.co จึงมีการป้องกันปัญหาในอีกระดับนึง

ที่มา www.acccloud.co