องค์ประกอบของการจัดการความรู้
บทความนี้จะยาวหน่อยนะครับ (ตั้งใจเขียนพอสมควร) เรื่องนี้ค่อนข้างจำสำคัญคือองค์ประกอบของการจัดการความรู้ ครับ
ในการจัดการความรู้โดยทั่วไปมีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ส่วนคือ คน (man) เทคโนโลยีสารสนเทศ (information technology-IT) และกระบวนการจัดการความรู้ (process) โดย Awad and Ghaziri (2004) ได้กล่าวถึง ความสำเร็จของความรู้เกิดจากการผสมผสานระหว่างการทำงานของคน กระบวนการ และ เทคโนโลยี มีรายละเอียดดังนี้
ก. องค์ประกอบแรกสุดคือ คน (man) ในการจัดการความรู้ คนเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุด เนื่องจากคนเกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้ส่วนบุคคล (personal knowledge management-PKM) คือ ผู้ซึ่งต้องการจัดการความรู้เพื่อการใช้ประโยชน์กับตัวเอง จึงสามารถจัดการทุกอย่างทุกขึ้นตอนได้เองเป็นส่วนใหญ่ อาจจะมีบ้างที่ต้องเกี่ยวข้องกับคนอื่น(ศรัญญาภรณ์ , 2554) บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการจัดการความรู้หรือ KM Team ขององค์กรอาจแบ่งได้เป็น 2 ส่วนใหญ่ๆด้วยกัน คือ ส่วนงานหลักหรือส่วนงานถาวร (core team or permanent team) และส่วนงานชั่วคราว (contemporary team)
ส่วนงานหลักหรือส่วนงานถาวรเป็นคณะทำงานที่รับผิดชอบการดำเนินการจัดการความรู้ขององค์กรอย่างต่อเนื่อง โดยในส่วนงานนี้จะประกอบด้วยบุคลากร 3 ฝ่าย ได้แก่ หัวหน้างาน หรือผู้จัดการความรู้ เป็นผู้บริหารระดับสูงขององค์กร ซึ่งมีบทบาทในการขุดหา ความรู้ภายในองค์กรออกมาโดยการใช้โครงการการจัดการความรู้ รับผิดชอบในการสร้างวิสัยทัศน์ในสิ่งที่เป็นไปได้ ออกแบบกรอบงานที่ให้ผลคุ้มค่า และ เป็นผู้อำนวยความสะดวก (facilitator) ประสานงานและการจัดให้มีกิจกรรมการจัดการความรู้ทั้งหมดขององค์กร และบุคลากรกลุ่มที่สอง ได้แก่ หัวหน้างาน (Chief Information Officer- CIO) เป็นผู้รับผิดชอบงานทั้งหมดขององค์กร และ กลุ่มสุดท้ายคือ ตัวแทนจากกลุ่มงานหลักขององค์กร
ส่วนงานชั่วคราว เป็นคณะกรรมการที่มาจากกลุ่มเฉพาะ (Tiwanna, 2002: 206) องค์กรต้องพึงระลึกไว้เสมอว่า บุคคลสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้ขององค์กร คือ กลุ่มผู้ใช้ผลผลิตและบริการขององค์กร จึงควรให้บุคคลเหล่านั้นมาเป็นหุ้นส่วนและร่วมกันวางแผนงานให้กับองค์กร (Rumizen, 2002: 67) นอกจากทีมงานทั้งสองทีมแล้ว บุคคลที่มีบทบาทสำคัญในการสนับสนุนโครงการจัดการความรู้ขององค์กรอย่างมากคือ ผู้บริหารสูงสุด (Chief Executive Officer-CEO) โดยปกติจะอยู่ในตำแหน่งที่ปรึกษาโครงการจัดการความรู้
ข. องค์ประกอบที่สองคือ เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology-IT) สมชาย นำประเสริฐกุล (2546:105) ได้กล่าวว่า ในเรื่องของการจัดการความรู้นั้นมีงานวิจัยเป็นจำนวนมากที่พยายามอธิบายความสัมพันธ์และบทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศกับการจัดการความรู้ ดังที่ปรากฎว่าเป็นเรื่องราวจำนวนมากที่แสดงถึงการจัดการความรู้ขององค์กรผ่านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ แม้ว่ากระบวนการจัดการความรู้เป็นกระบวนการที่ไม่ใช้เทคโนโลยี แต่เทคโนโลยีก็เป็นที่ถูกคาดหมายว่าเป็นเครื่องมือสำคัญอย่างหนึ่งที่จะช่วยให้การจัดการความรู้ประสพความสำเร็จ องค์กรส่วนใหญ่จึงมีการจัดสรรงบประมาณในการนำเทคโนโลยีที่เหมาะสม มาเป็นเครื่องมือช่วยในการจัดการความรู้ขององค์กร
เทคโนโลยีสารสนเทศที่เกี่ยวข้องและมีบทบาทในการจัดการความรู้ประกอบด้วยเทคโนโลยีในการสื่อสาร (Communication Technology) ช่วยให้บุคลากรสามารถเข้าถึงความรู้ต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น สะดวกขึ้น รวมทั้งสามารถติดต่อสื่อสารกับผู้เชียวชาญสาขาต่าง ๆ ในการค้นหาข้อมูล สารสนเทศผ่านเครือข่ายได้ ผ่านระบบอินเตอร์เน็ต อินทราเน็ต หรือโซเชียลมีเดีย เทคโนโลยีการทำงานร่วมกัน (Collaboration Technology) ช่วยให้สามารถประสานการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดอุปสรรคเรื่องของระยะทาง และเทคโนโลยีในการจัดเก็บ (Storage Technology) ช่วยในการจัดเก็บและจัดการความรู้ต่าง ให้เป็นระเบียบและสะดวกต่อการค้นหา โดยเทคโนโลยีสารสนเทศมีส่วนช่วยประสาน สนับสนุนและอำนวยความสะดวกกระบวนการจัดการความรู้ ทั้ง 3 ดังนี้
การแสวงหาความรู้ เป็นการแสวงหาความรู้ทั้งที่เป็นการหยั่งรู้เอง (Tacit Knowledge) ทักษะ ปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ทั้งนี้ผู้มีประสบการณ์สูง จะมองเห็นแนวโน้มหรือทิศทางความต้องการใช้ความรู้ด้านต่าง ๆ แล้ววางแผนและดำเนินการที่จะจัดหาความรู้นั้น ๆ มา โดยอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศประเภทต่าง ๆ เป็นเครื่องช่วยประสานและอำนวยความสะดวก
การแลกเปลี่ยนและแบ่งปันความรู้ เป็นการเผยแพร่และกระจายความรู้ในเรื่องต่าง ๆ ในการนี้ การเรียนรู้จากผู้เชียวชาญจะช่วยให้ผู้ดำเนินการจัดการความรู้มือใหม่ผ่านเครือข่ายการสื่อสารในรูปแบบต่าง ๆ
การใช้ประโยชน์จากความรู้ การเรียนรู้จะบูรณาการอยู่ในองค์กร มีอะไรอยู่ในองค์กร สมาชิกองค์กรสามารถรับรู้และประยุกต์ใช้สถานการณ์ใหม่ ๆ ได้ตลอดเวลา ทั้งการแลกเปลี่ยนแบ่งปันความรู้ และการใช้ประโยชน์ความรู้ จะเกิดขึ้นในเวลาเดียวกัน
อย่างไรก็ตาม ในความหมายของ IT ไมได้หมายถึงเพียงแค่อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์หรือซอฟท์แวร์เพียง เท่านั้น แต่ในปัจจุบันได้หมายรวมถึงความสำคัญของคน เป้าหมายที่คนวางหรือกำหนดในการใช้เทคโนโลยีนั้น ๆ คุณค่าในการเลือกใช้เทคโนโลยีตลอดจนเกณฑ์ในการประเมินที่ใช้ในการตัดสินใจในการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีในงานต่าง ๆ (Zorkoczy, 1984, p.12)
ค. องค์ประกอบที่สามคือ กระบวนการจัดการความรู้ (Process)
วิจารณ์ พานิช (2549)ได้กล่าวถึงกระบวนการจัดการความรู้ เป็นกระบวนการที่จะช่วยให้เกิดพัฒนาของความรู้ หรือการจัดการ ความรู้ที่จะเกิดขึ้นภายในองค์กร มีทั้งหมด 7 ขั้นตอนดังนี้คือ
การบ่งชี้ความรู้ (Knowledge Identification) เป็นการพิจารณาว่าองค์กรเรามีพันธกิจ วิสัยใทัศน์ เป้าหมายอะไร และเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เราต้องใช้อะไร ขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง อยู่ในรูปแบบใด และอยู่ที่ใคร
การสร้างและการแสวงหาความรู้ (Knowledge Creation & Acquisition) เช่นการสร้างความรู้ใหม่ แสวงหาความรู้จากภายนอก รักษาความรู้เก่า กำจัดความรู้ที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว
การจัดการความรู้ให้เป็นระบบ (Knowledge Organization) เป็นการวางโครงสร้างความรู้ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับเก็บความรู้อย่างเป็นระบบในอนาคต
การประมวลและกลั่นกรองความรู้ (Knowledge Codification & Refinement) เช่นการปรับปรุงเอกสารให้เป็นรูปแบบมาตรฐาน ใช้ภาษาในการสื่อสารเป็นภาษาเดียวกัน ประปรุงเนื้อหาความรู้ให้สมบูรณ์
การเข้าถึงความรู้ (Knowledge Dissemination & Access) เป็นการทำให้ผู้ใช้เข้าถึงความรู้อย่างเป็นระบบได้ง่ายและสะดวกขึ้น การกระจายความรู้ให้ผู้อื่นทางช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม
การแบ่งปันและแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Sharing) เป็นการนำความรู้ที่ได้มาแลกเปลี่ยนกันด้วยกลยุทธ์ต่าง ๆ เช่น ในกรณีเป็น Explicit Knowledge อาจทำเป็นเอกสาร ฐานความรู้ คลังความรู้ หรือในกรณีเป็น Tacit Knowledge อาจทำเป็นระบบทีมข้ามสายงาน กิจกรรมกลุ่ม ชุมชนแห่งการเรียนรู้ และระบบพี่เลี้ยง การสับเปลี่ยนงาน การยืมตัว เวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เป็นต้น
การเรียนรู้และการนำไปใช้งาน (Learning & Utilization) เป็นขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการการจัดการความรู้ เป็นการที่บุคคลเกิดการเรียนรู้และนำความรู้ไปใช้ให้ตรงกับวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ควรทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน และหมุนเวียนไปอย่างต่อเนื่อง
ผ่านประสบการณ์ที่มีผลสำเร็จ ซึ่งเป็นการเรียนรู้จากประสบการณ์ของผู้เชี่ยวชาญที่ได้ผ่านการทดลองใช้มาแล้ว เนื่องจากการเติบโตของความรู้และองค์กรธุรกิจใช้ความรู้มากขึ้น ทำให้ลักษณะการทำงานขององค์กรปลี่ยนไป ลักษณะของงานที่เปลี่ยนแปลง ไปเป็นงานที่ต้องใช้ความรู้ ซึ่งถือเป็นปัจจัยสำคัญในการผลักดันให้มีการบริหารจัดการเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมด้วยเช่นกัน
ท่านผู้อ่านสามารถดูตัวอย่างการจัดการความรู้ที่ประสบความสำเร็จในรูปของ Software ที่ได้จากองค์ความรู้ ได้ที่ www.acccloud.co
ที่มา โปรแกรมบัญชี AccCloud.co
