คุณสมบัติขั้นพื้นฐานของโปรแกรมบัญชีที่ต้องมีเป็นอย่างน้อย

ก่อนอื่นต้องมาดูก่อนว่า โปรแกรมบัญชี จะต้องมีคุณสมบัติขั้นต่ำอะไรบ้าง โดนปกติแล้วโปรแกรมบัญชีจะต้องมีคุณสมบัติตามนี้ครับ

ด้านการ Setup ระบบ
อย่างน้อยเลยต้องมีให้ Setup ดังนี้
รหัสพื้นฐานเช่นพวกรหัสบัญชี รหัสสินค้า รหัสลูกหนี้ รหัสเจ้าหนี้
รหัสJob งาน รหัสการบริการต่างๆ
ด้านบันทึกบัญชีได้ (ถ้าลงไม่ได้ ก็ไม่ใช่โปรแกรมบัญชี)
ลงบันทึกสมุดรายวันได้
ลงบันทึกภาษีซื้อ ภาษีขาย ภาษีซื้อรอขอคืน ได้
ลงบันทึก ภงด 1 3 53 หัก ณ ที่จ่าย ภพ 30 และ ประกันสังคมได้
ออกรายงานแยกประเภท สมุดรายวัน งบกำไรขาดทุน กระดาษทำการ งบดุล วิเคราะห์งบการเงิน และ งบกระแสเงินสด ได้
ด้านการซื้อ
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
ใบขอซื้อ
ใบสั่งซื้อ
เอกสารรับสินค้า
เอกสารตั้งหนี้
เอกสารพวกงานซื้อประเภทต่างๆ เช่นซื้อในประเทศ ต่างประเทศ
รายงานการซื้อ เช่นสรุปการสั่งซื้อ สรุปสินค้าจากการสั่งซื้อ
ด้านการขาย
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
ใบเสนอราคา
ใบสั่งขาย
ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
ใบส่งของ/ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
เครดิตโน้ต
เดบิตโน้ต
รายงานเกี่ยวข้องกับการขาย
ด้านการเงินรับ
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
ใบวางบิล
ใบเสร็จรับเงิน
ใบสำคัญรับชำระ
รายงานที่เกี่ยวข้องกับการรับชำระ และ พวกรายงานลูกหนี้ต่างๆ
ด้านการเงินจ่าย
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
การรับวางบิล
ใบสำคัญจ่ายชำระ
พวกเอกสารเงินสดย่อย
พวกเอกสารการตั้งหนี้ หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ
รายงานที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายชำระ และพวกรายงานเจ้าหนี้ต่างๆ
ด้านธนาคาร
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
ปรับปรุงธนาคาร
ดู Bank Statement
บันทึกการรับจ่ายเช็ค การเข้าเช็ค การ Reconcile Cheque
รายงานที่เกี่ยวข้องกับพวกความเคลื่อนไหว และ ยอดเงินในธนาคาร ซึ่งต้องสอดคล้องกับยอดบัญชีด้วยเช่นกัน
ด้านสต๊อกสินค้า
ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างน้อย
พวกเอกสารรับจ่าย ใบรับ ใบเบิกสินค้า ตรวจนับสต๊อก ปรับยอดสินค้า และอื่นๆ
ในโรงงานก็ควรมีพวกเอกสารสำหรับการผลิต
รายงานที่เกี่ยวข้องกับการรับจ่ายและจำนวนคงเหลือ พร้อมทั้งต้นทุนสินค้าในคลัง
ระบบสต๊อกในปัจจุบันนี้ อย่างน้อย ต้องมีการคำนวณต้นทุนแบบ FIFO และ Moving Average นะครับ ถ้าไม่มีนี่ไร้ค่าเลย เราจะไม่ทราบแม้แต่ว่า ต้องกระจายสินค้าไหนออกบ้าง
ด้านการวิเคราะห์ข้อมูล
พูดถึงโปรแกรมบัญชี ถ้ามีแต่เก็บเอกสารเก็บข้อมูล กับรายงานขั้นพื้นฐานแต่ไม่มีการวิเคราะห์ นี่มันก็ไร้ค่ายังไงไม่รู้ เพราะหัวใจของการเอาโปรแกรมบัญชีมาใช้งานก็เพื่อวิเคราะห์สถานะต่างๆของกิจการนี่เอง
ด้านอื่นๆ เช่นด้านการคำนวณค่าเสื่อม สินทรัพย์ ด้านเงินเดือนประกันสังคมเป็นต้น