การสร้างรหัสพื้นฐานของระบบ
หากเราเปรียบข้อมูลของ องค์กร คือ กระแสเลือดในร่างกาย แล้ว รหัสพื้นฐานของระบบ สามารถเปรียบได้กับ โครงกระดูก ของร่างกายเลยทีเดียว สาเหตุเป็นเพราะหาก เรา Set Up ข้อมูลพื้นฐานผิดพลาดไป เช่นสร้างรหัสบัญชีจากรายได้ ไปอยู่ในหมวดค่าใช้จ่าย เวลาที่เราต้องการจะดูว่าธุรกิจเรากำไรขาดทุนเท่าไหร่ ผลก็คือจะขาดทุนตลอดเวลา หรือ หากเราสร้างรหัสสินค้า แบบไม่ถูกต้อง เช่นสร้างเสร็จแล้วทิ้งไปเรื่อยๆ นั่นก็หมายถึงวันนึงเราจะมีสินค้าเป็นล้านๆรายการทั้งที่ความเป็นจริงแล้วมีแค่ไม่ถึง 1000 รายการ
ข้อมูลพื้นฐาน ผมขอเปรียบเสมือนกับ อะไหล่รถยนต์ รถยนต์คันไหน อะไหล่ยิ่งมาก ยิ่งดูแลลำบาก เพราะรายการอะไหล่ที่ต้องคอยเปลี่ยนมันเยอะและมันสัมพันธ์กันหมด เช่นเดียวกัน แน่นอนว่าไม่มีใครอยากจะ Set รหัสที่มันมีเยอะจนเกินไป เพราะนอกจากจะดูและยากแล้ว ยังมีโอกาสหยิบผิดรหัสไปใช้งานได้เช่นเดียวกัน
สาเหตุที่องค์กรมีรหัสเยอะแยะมากมาย จากที่ผมเคยเจอมา จะเป็นเพราะ
เจ้าหน้าที่คนเดิมตั้งไว้ โดยที่ตอนแรก ตั้งแค่ให้พอทำงานได้ แต่พอนานเข้าๆ การตั้งก็ตามใจฉันตั้งกันมาเรื่อยๆ จนสุดท้ายแล้ว พอเจ้าหน้าที่คนเดิมไม่อยู่ คนใหม่เลยทำอะไร
ไม่ถูกเพราะข้อมูลมันเยอไปหมด
การตั้งรหัส ไม่มีกฎเกณฑ์ที่ตกลงกันไว้แต่แรก โดยมากการตั้งรหัสเหล่านี้จะทำในโปรแกรมบัญชี ผู้ตั้งเวลาคิดอะไรไม่ออกก็จะใช้วิธี running number ไปเรื่อยๆ (วิธี Running Number เป็นวิธีที่ สร้างปัญหาในระยะยาวที่สุดในทุกๆวิธีของการตั้งรหัส)
โปรแกรมบัญชีเดิม ไม่มีมาตรฐานการตั้ง (เน้นง่าย แต่สร้างปัญหาในระยะยาว) ทำให้ในระยะยาว การตั้งรหัสมั่วและ ซ้ำซ้อนได้ง่ายๆ
วิธีการตั้งรหัสที่ถูกต้อง
ทำได้ไม่ยาก ขอให้ทุกคนในบริษัทมาประชุมกันเรื่องมาตรฐานการตั้งรหัส ขอให้เน้นที่ทุกคนในองค์กรเข้าใจตรงกัน และ เป็นรูปแบบเดียวกัน เป็นใช้ได้ หรือหากต้องการข้อแนะนำใดๆ ขอเชิญมาอบรมวิธีการ Setup ข้อมูลพื้นฐานและติดตั้งรหัสได้ที่ บริษัท AccCloud.co ในเวลาทำการ ทางเราจะมีบุคลากรให้คำแนะนำการ set up ข้อมูลประจำอยู่ที่บริษัทอยู่แล้ว ***การอบรมไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ
โปรแกรมบัญชี AccCloud.co เป็นโปรแกรมที่เน้นด้านความถูกต้องเป็นหลัก ดังนั้นเรื่องการติดตั้งข้อมูลพื้นฐานทางเราจึงต้องตรวจสอบให้รอบคอบเสียก่อน ก่อนที่จะขึ้นระบบ
