ปัจจัยความสำเร็จของการขึ้นระบบ

สวัสดีครับ

เหมือนไม่่ได้ Up Blog ซะนานแสนนาน เนื่องจากผมค่อนข้างจะไม่มีเวลาเนื่องด้วยภาระกิจขึ้นระบบ กิจการทั้งขนาดเล็กกลางใหญ๋จำนวนมากกกก วันนี้มีข้อคิดจากการขึ้นระบบสักเล็กน้อยจะมานำเสนอครับ

จากประสบการณ์ที่ได้ขึ้นระบบให้กับกิจการจำนวนมาก พบว่ามีปัจจัยความสำเร็จของการขึ้นระบบแยกตามขนาดของกิจการดังนี้

ถ้าเป็นกิจการขนาดเล็ก แบบผู้ใช้ระบบแค่ไม่เกิน 5 คน ปัจจัยหลักคือ กระบวนการต้องน้อย น้อยๆเข้าไว้ครับ แต่ไม่ใช่จะเอาน้อยอย่างเดียวในความน้อยต้องมีความครอบคลุม ซึ่งนี่เป็นจุดอ่อนนึงที่ผมเจอโดยมาก ธุรกิจขนาดเล็กไปใช้ Software ที่มีขนาดเล็กเช่นเอาไว้แค่ออกเอกสารเพียงอย่างเดียว ไม่สามารถนำไปประมวลผลวิเคราะห์ในเชิงที่เป็นประโยชน์ต่อกิจการได้ ทำให้เกิดการทำงานซ้ำซ้อน ข้อมูลมั่ว สุดท้ายต้องเลิกและกลับไปใช้ระบบที่มีขนาดใหญ่ขึ้นซึ่งก็มีราคาแพง แต่ก็ใช้แค่นิดเดียว

ดังนั้นปัจจัยหลักคือ การวางระบบให้สอดคล้องกับกิจกรรมการทำงานของคนและที่สำคัญคือผู้วางระบบจะต้องรู้ด้วยว่า กิจการต้องการข้อมูลอะไรไปทำอะไร ได้อะไรออกมาเพราะบางทีกิจการเองก็ยังไม่รู้ ดังนั้นบทบาทที่สำคัญคือตัวผู้วางระบบเอง ต้องแนะนำให้คำปรึกษากับกิจการได้ และใช้ software ที่ครอบคลุมทุกความต้องการโดยให้ มีการ customize ให้น้อยที่สุด (แน่นอน ขอขายของหน่อย ก็คือ www.acccloud.co นี่เอง) ถัดมาคือธุรกิจขนาดกลาง แบบผู้ใช้งานประมาณ 5- 20 คน โดยมากกลุ่มกิจการนี้จะมีสมุห์บัญชีในองค์กรซึ่งโดยมากจะมีประสบการณ์อันดีบ้างไม่ดีบ้างกับโปรแกรมบัญชีอันหลากหลายแล้ว ในการวางระบบ โดยมากจะไปต่อเติมจากตัวเดิม หรือ ทดแทนของเดิม ในกรณีต่อเติมจากตัวเดิมจะต้องดูว่าจริงๆกิจการต้องการอะไรกันแน่ คือต้องวิเคราะห์ให้ออกว่า เขาต้องการอะไร และจะ implement ระบบอย่างไรให้สามารถตอบโจทย์ได้ หรือ จะต้อง Customize อะไรเพิ่มบ้าง เพื่อตอบความต้องการ อย่างไรก็ดีผู้วางระบบต้องเข้าใจความต้องการของผู้ใช้งานด้วยว่าเป็นแค่อยากได้ หรือ เป็นสิ่งที่จำเป็น (ตรงนี้ประสบการณ์ล้วนๆ) และการวางระบบในองค์กรขนาดการจำเป็นอย่างยิ่งต้องได้รับความร่วมมือจากระดับเจ้าของ สมุห์บัญชี และ/หรือ หัวหน้าฝ่ายที่ต้องการใช้ระบบนี้ มิเช่นนั้น ไม่มีทางจะทำได้สำเร็จ ในกรณีธุรกิจขนาดใหญ่ มีหลายตัวแปร หลักๆคือ คน ระบบเดิม ระบบใหม่ ความครบถ้วนของ Software แผนงาน การอบรม และอื่นๆ ต้องใช้เวลามากในการประชุมเพื่อกำหนดรายละเอียดในการขึ้นระบบ การกำหนด Code กลาง การกำหนดมาตรฐานการทำงานใหม่ และอื่นๆ (ไว้คราวหน้าจะมาแชร์ประสบการณ์ให้ฟังครับ )