สำนักงานบัญชีแห่งอนาคต

วันนี้พอดีผมได้คุยกับเจ้าของสำนักงานบัญชีแห่งนึง เจ้าของสำนักงานปัจจุบันทำงานหนักมาก รับงานจากลูกค้ามาบันทึกเอกสารลงบัญชี และยื่นภาษีจำนวนมาก ซึ่งตอนแรกๆ ก็พอทำทันเพราะลูกค้ายังไม่มาก แต่ต่อมาเมื่อลูกค้าเพิ่มขึ้น งานที่ทำปัจจุบันเริ่มจะไม่ทัน ประกอบกับพนักงานที่ทำงานเริ่มเป็นงาน ลาออกหลายคน ทำให้เกิดปัญหาทันที ในที่สุดเมื่อหาพนักงานไม่ทัน จึงต้องลงมือทำเอง ซึ่งปัจจุบันงานหนัก

ปัญหานี้นับเป็นเรื่องปกติ และ ไม่ปกติในเวลาเดียวกัน

ทีกล่าวว่าปกติ นั่นหมายถึงเราๆท่านๆ ยอมรับในปัญหานี้แล้ว และคิดว่าไม่มีทางแก้ไข จึงมองเป็นเรื่องปกติ

ที่กล่าวว่าไม่ปกติ นั้นหมายถึง การปฏิบัติงาน น่าจะมีปัญหาเรื่องระบบงาน โดยทั่วไปเมื่อพนักงานทำงานและ ได้รับผลตอบแทนและสภาวะการทำงานที่พึงพอใจแล้ว ไม่มีใครอยากจะย้ายงานหรอกครับ นอกจากเหตุจำเป็นจริงๆ

วิธีการแก้ไขปัญหา ผมก็ได้แนะนำไปว่า ต้องแก้ที่ต้นเหตุเลย คือ ต้องใช้เทคโนโลยี Collaborative Working เข้ามาช่วย กล่าวคือ การที่ลูกค้าและสำนักงานทำงานร่วมกัน โดยผ่านโปรแกรมบัญชี online นอกจากจะช่วยให้การทำงานหนัก(ในด้านการทำงานซ้ำซ้อน)ลดลง ยังสามารถช่วยตรวจดูงานและให้คำปรึกษากับลูกค้าได้ทันทีเช่นกัน งานเราจะเปลี่ยนเป็นผู้ให้คำปรึกษาแทนผู้รับทำบัญชีทันที ค่าตอบแทนย่อมสูงขึ้น และ ลูกค้าย่อมพึงพอใจมากขึ้น

แต่ในข้อดีของวิธีนี้ก็มีข้อเสียบ้างคือ สำนักงานบัญชีนั้นๆ ต้องช่วยขึ้นระบบให้ลูกค้าได้บันทึกตามที่สำนักงานบัญชีได้วางเอาไว้ ซึ่งอาจจะยุ่งยากในช่วงสัปดาห์แรก แต่จะสบายในระยะยาว

สำนักงานบัญชี ไม่ต้องจ้างพนักงานบัญชีจำนวนมาก ซึ่ง ทำให้พนักงานที่มีอยู่สามารถให้เงินเดือนที่สูงได้ และ สามารถพัฒนาพนักงานให้เป็นผู้ให้คำปรึกษากับลูกค้าได้แทนที่จะต้องเป็นแค่ผู้รับทำบัญชี ต้องคอยมาบันทึกเอกสารซ้ำๆทุกเดือน อัตราการลาออกพนักงานก็จะลดลง และในที่สุดแล้วนี่จะเป็นวิธีการแก้ปัญหาที่สาเหตุอย่างแท้จริงครับ